Die glorreichen Sieben

Seit über 20 Jahren bieten wir Lösungen zur Unterstützung von Lernen und Performance an. Ausgestattet mit diesen Erfahrungen, vielen Gesprächen mit Kunden und Experten auf dem Gebiet des Lernens am Arbeitsplatz, einer Menge Recherche und ein klein wenig meinungsstarker Überzeugung haben wir 7 Schlüsselaspekte identifiziert, die - unserer Meinung nach - notwendig sind, um die Menschen bestmöglich an ihren Arbeitsplätzen zu unterstützen.

In diesem Blogbeitrag möchten wir diese 7 Grundlagen näher erläutern, die die Basis jeder Lösung sein müssen, die es sich zur Aufgabe macht, Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen zu unterstützen. Dies sind unsere "Glorreichen Sieben des Workplace Learning":

Kontextsensitiv

Informationen (und Wissen oder Inhalte, wenn Sie so wollen) sind überall. Sei es "auf Google", in Ihrem Intranet, in Dokumenten in verschachtelten Ordnern Ihrer gemeinsam genutzten Dateiablage, oder sogar in Ihren Lern- oder Wissensmanagementsystemen (Buhh!). Der Mangel an Informationen ist nicht das Problem. Aber die Suche in wichtigen Situationen ist oft mühsam und vergeblich, weil man weder die Zeit noch die Geduld hat oder einfach nicht weiß, wo man suchen soll. Das wirkt sich negativ auf die Produktivität aus und führt zudem zu Frustration.

Wir sind der Meinung, dass die richtigen Informationen genau dann abrufbar sein müssen, wenn sie benötigt werden und zwar ganz automatisch. Die konkreten Aufgaben, der aktuelle Standort oder die Uhrzeit, Umgebungsdaten, Sensorinformationen von Maschinen, so ziemlich alles, was die Situation der Person im Arbeitsfluss beschreibt, muss berücksichtigt werden, wenn es darum geht, die richtige Unterstützung bereit zu stellen.

Die Summe all dieser Daten wird gemeinhin "Kontext" genannt (siehe dazu auch die Ausarbeitung von Bob Mosher hier). Jede Lösung, die verspricht, Teams an ihren Arbeitsplätzen zu unterstützen, muss kontextsensitiv sein.

Relevant

Per Definition impliziert Kontextsensitivität, dass die Unterstützung zur aktuellen Situation einer Person passt. Wenn jedoch die konkreten Informationsressourcen (d.h. Know-how, Arbeitshilfen, Checklisten, Anleitungen zur Fehlerbehebung usw.) für die zu erledigende Aufgabe irrelevant sind, dann ist die beste Kontextsensitivität auch nichts mehr wert.

Die Inhalte müssen zum tatsächlichen Wissensbedarf des Teams passen und hilfreich sein. Und sie müssen so aufbereitet sein, dass sie direkt aus dem Arbeitsfluss heraus umsetz- und überblickbar sind. Unnötige Schleifchen oder ausschweifende Ausführlichkeit ist fehl am Platz, meist ist weniger schlicht mehr. Die besten Inhalte sind die, die dafür sorgen, dass eine Person ihre Arbeit erledigen kann. Das ist die einzig wichtige Metrik, die es zu berücksichtigen gilt.

Bottom-Up

Das Hauptziel von Organisationen sollte es sein, ihre Mitarbeiter so zu fördern und zu unterstützen, dass sie bestmöglichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens im Hier und Jetzt als auch in der Zukunft erreichen können. Traditionell haben dafür zentrale Institutionen wie Akademien, Learning & Development, Knowledge Management etc. die Aufgabe, das Lernen am Arbeitsplatz zu fördern (im besten Falle im Sinne von Konzepten wie 70:20:10 oder 5 Moments of Need).

Es ist jedoch kaum zu bewerkstelligen, den Teams immer relevante und wertvolle Arbeitsplatzunterstützung von außen bereitzustellen. Wie wir in einem separaten Blogpost herausarbeiten, reicht dieser klassische Top-Down-Ansatz einfach nicht mehr aus. Sinnvolle Arbeitsplatzunterstützung muss den Spieß umdrehen und die Teams selbst in die Lage versetzen, zu bestimmen, welche Unterstützung am hilfreichsten ist. Um im Sinne des Unternehmens wertschöpfend arbeiten zu können, müssen Teams in die Lage versetzt werden, ihren Wissensbedarf entweder selbstgesteuert aus dem Team heraus heraus zu stillen oder aktiv Hilfe von außen einzufordern. In dieser sicheren und begrenzten Umgebung innerhalb eines Teams wird so das Teilen von Wissen mit den Kollegen motiviert und etwaige Hemmschwellen herabgesenkt.

Komfortabel

Wir alle kennen unsere geliebte Business-Software, die vor allem diejenigen anspricht, die sie nicht benutzen müssen. Wir alle wissen, dass nichts frustrierender ist, als Software, die uns nicht nur nicht hilft, sondern uns sogar aktiv daran hindert, unsere Arbeit zu erledigen.

Wir sind der Überzeugung, dass Software für die Menschen gebaut sein muss, die sie benutzen, und die Aufgaben ihrer Benutzer tatsächlich erleichtern sollte. Software muss sich angenehm anfühlen aber gleichzeitig unauffällig im Arbeitsablauf sein. Das gilt besonders für Software, die dabei helfen soll, die Arbeit am Arbeitsplatz zu erledigen. Das beste Werkzeug für den digitalen Arbeitsplatz kann niemals wirklich effektiv sein, wenn die Menschen sie nicht in ihre tägliche Arbeit integrieren (können).

Personalisiert

In unserem Privatleben ist die Personalisierung technischer Hilfsmittel allgegenwärtig, keine App ohne die Möglichkeit, sie an die persönlichen Vorlieben anzupassen. Zu Recht erwarten wir das auch an unseren Arbeitsplätzen. Aber Personalisierung ist kein Selbstzweck. Sie hilft, die Bedürfnisse des Menschen effizient und effektiv zu erfüllen, indem sie eine Feinabstimmung einer Unterstützung auf die aktuellen, sehr persönlichen Wissensbedürfnisse und Interessen ermöglicht. Wie der Aspekt “Komfortabel” zahlt auch die Personalisierung in die Akzeptanz der Benutzer ein ... denn jeder von uns ist eine einzigartige Schneeflocke mit ihren ganz speziellen Bedürfnissen.

Kollaborativ

Wir leben in einer Welt, die ein hohes Maß an Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität aufweist (daher der Begriff VUCA). In einer solchen Welt erbringen kooperative Menschen bessere Leistungen, indem sie in neuen Situationen, bei unbekannten Herausforderungen oder ungewohnten Aufgaben eng zusammenarbeiten und sich über Erfahrungen und ihre Fehler austauschen. Ein modernes Tool zur Arbeitsplatzunterstützung muss nicht nur die Teams ergänzen, sondern effektiv Teil der Arbeit selbst sein, indem es den Wissensaustausch fördert. Es sollte Resultate liefern, aber auch dabei helfen, ein höheres Niveau an Fachwissen über zukünftige Aufgaben zu erlangen. Oder wie ein afrikanisches Sprichwort sagt: "Wenn du schnell gehen willst, geh’ allein. Wenn du weit gehen willst, geh’ gemeinsam".

Agil

Aktuelle Informationen, Problemlösungen, neue Aufgaben, ... alles ändert sich so schnell, dass niemand außer dem Team selbst mit dem Tempo Schritt halten kann. Deshalb ist es unerlässlich, dass konkrete Richtlinien, Aufgabenbeschreibungen, Arbeitshilfen, Anweisungen, Know-how etc. vom Team und für das Team leicht aktualisiert werden können. Informationen und relevante Zusammenhänge müssen sofort angepasst, schnell weitergegeben werden und sofort umsetzbar sein - für alle. Es bleibt keine Zeit für langwierige Freigabe-Workflows, Dreifach-Checks und Content-by-Committee-Ansätze. Noch einmal: Stellen Sie sich das so vor: Es ist im besten Interesse des Teams, so gut wie möglich zu arbeiten. Wenn Sie Ihren Teams nicht vertrauen, wem dann?

Unsere Mission: loop

Es ist unsere Vision, den Menschen an ihren Arbeitsplätzen die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Deshalb arbeiten wir an loop, dessen konzeptioneller Aufbau sich an allen 7 oben genannten Aspekten orientiert. loop ist ein Tool, das Teams dazu befähigt, sich in erster Linie selbst um ihre Arbeitsplatzunterstützung zu kümmern. Und dabei - um da noch einen drauf zu setzen – wollen wir uns besonders auf jene Teams und Menschen konzentrieren, die in der Vergangenheit sträflich vernachlässigt wurden: so genannte "Frontline Worker", die bislang keinen Zugang zu traditionellen Wissensportalen wie Computern haben und ihre mobilen Geräte als einziges Kommunikationsmittel mit sich führen.